探析市政工程档案管理方法

'探析市政工程档案管理方法　　摘要：随着城市化进程的加快，市政服务基础设施建设工程越来越多。与市政工程基础设施建设相配套的工程档案数量也随之大量增加，对市政工程档案管理工作提出了新的挑战。本文先分析市政工程档案管理的作用和面临的问题，最后就水利工程的档案管理建设提出建议，供读者参考。关键词：市政工程；市政档案；档案管理中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：前言：市政工程即城市基础设施服务的工程，是城市的神经和脉络，也是城市赖以生存和发展的基础。所以市政工程档案不仅仅是工程建设的实际记录，还是城市发展的缩影。近年来，我国各地区市政建设投资规模不断增大，工程量不断增多，给市政工程档案管理工作带来机遇的同时也带来了许多挑战，如何做好市政工程档案的管理工作，保证档案的完整性和准确性，使档案得到妥善的保管和有效利用，是市政工程建设和管理单位日益关注的问题。1.市政工程档案管理的作用1.1是城市规划、建设和市政设施管理的依据7 如果没有市政档案，市政规划编制、调整、完善就只能是纸上谈兵。随着现代化城市化进程的加快，城市的基础设施建设得到了不断的更新和发展，无论是建设新设施，还是改造旧设施，所有的规划都必须建立在现有市政设施基础之上，而这一切的来源就是市政工程档案。因此，市政工程是市政规划编制和调整的基础和前提。现代城市立体化的发展使城市不断向地下和空中延伸，市政工程档案逐渐成为这些新增加的市政设施科学管理和维护的重要依据，只有真实、完整、可靠的市政工程档案才能保证市政工程的施工和维护。1.2是市政工程质量保证体系的重要部分市政工程档案真实直观地反映了工程建设的全过程，为工程质量控制、工程后期的改、扩建提供有力的依据，同时，国家也逐步出台了相关法规和政策，明确规定了工程档案在工程建设中的重要地位，并通过加强工程档案的管理以促进工程质量的提高。1.3是市政工程管理、养护和维修工作的依据7 市政档案既是市政工程的“履历表”，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状后，才能制定出科学合理的经济责任制。例如道路路况档案为道路大中修或改建提供决策资料，以档案为依据确定工程的投资规模及见效程度，特别是对于地下管线及构筑物，哪里发生故障，采取怎样的维修方案，必须查找准确的档案。同时维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。准确的市政档案为城市可持续发展的实现做出保证。2.市政工程档案管理普遍面临的问题2.1市政工程档案质量问题目前市政工程建设存在着重建设，轻档案的问题，对工程档案缺乏足够的重视，使得工程档案管理工程缺乏规范性，甚至出现档案造假现象，同时大部分档案管理从业人员并没有参加过专业知识训练，因此普遍管理水平低，服务意识差，工作往往处于被动应付状态，从而严重影响了工程档案的质量。2.2市政工程档案管理问题由于建设单位对市政档案工作的不重视，造成档案管理机制不健全，同时由于缺乏一套完整的管理体系和现代化信息管理机制，使得工程档案管理落后，缺乏对工程建设的约束性。因此，如何加强工程档案的科学管理，建立完善的科学管理体制，使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料，是当前市政工程档案管理的重要课题。3.水利工程科技档案的管理7 水利工程在建设过程中，会形成各种各样的文档材料全面反映了水利工程建设各个阶段的详细情况，不仅对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，具有重要的利用价值，其对新建工程的借鉴价值和指导意义，更加不容忽视。做好水利工程档案管理工作，以科学、规范的文字、图表、声像等形式准确记录施工过程中具有保存价值的资料，逐步实现网络化的档案管理，为水利工程提供真实丰富的信息资源，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。3.1转变观念，变被动为主动传统意义上的档案管理，具有临时性和相对滞后的特点，业务部门和档案管理部门各自为政，档案部门被动等待，业务部门敷衍交差，容易形成资料积累残缺不全，这样既给整理归档工作带来了困难，又使得形成的档案材料保存和利用价值不高。单就水利工程而言，一项大的水利工程，从项目申报到工程竣工，分阶段多，复杂性强。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，又不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构解散，档案材料也随之消失。而不齐全不完整的档案，失去了档案保存的本来意义。3.2统一管理，强化培训7 加强对档案工作的集中统一管理，是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。水利工程建设单位应当遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由分管领导统一管理，成立档案情报室，设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术人员担任专职或兼职档案员，形成系统的档案管理体系。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程建设各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。3.3采取恰当的档案资料收集方法水利工程因其自身规模，建设时间跨度及涉及地域不同，对档案资料的收集的内容、数量要求不同，收集的方法也因具体工程而异。可资借鉴的收集方法主要有：（1）追踪收集。对于施工周期短，形成档案材料快的工程，专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。（2）分阶段收集。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。（3）强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，可以采用一些强制性的措施，以减少档案资料因人为因素造成不必要的流失。收取档案资料押金是较为行之有效的一种强制性做法。7 （4）综合性收集。一项大的水利工程，因其自身的复杂性，决定了档案收集和管理工作的多样性特点。如果是庞大复杂的工程，会对工程档案的采集和整理工作提出更高的要求。因此要制定“因时因地因具体工程区别对待，实地追踪收集、分阶段收集和强制性收集相结合”的总体思路，要求档案工作人员以高度的责任心对待资料采集的每一细节，使归档的资料真正具备原始性的特点。3.4开发利用档案信息7 做好档案资料的收集、归档工作，积累贮存档案，最终目的是为了在以后的工程建设和研究中利用档案；而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。随着计算机的广泛应用，档案管理工作基本实现了计算机管理模式，档案管理人员应及时将档案资料输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。4.结语随着信息化速度的加快，顺应时代发展建立市政工程档案，使之更快捷、更方便的为城市建设提供新的操纵平台。理顺机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好市政工程档案工作的基本保障。总之，只有提高思想认识，加强责任意识，建立一套完善的、科学的市政工程档案管理模式与机制，才能更好地为城市的和谐发展做出最大贡献。参考文献：[1]任佩宏,浅谈市政公用工程中的信息化管理,《科技信息》,2009(17)．[2]王威,浅谈市政工程档案的作用与管理[J],黑龙江科技信息,2005(02).7'